L’Agile design planning nella progettazione di prodotti hardware è possibile anche all’interno degli studi di progettazione. I progettisti si sentono molto coinvolti nella autogestione visuale dei progetti. Questo permette di rispondere meglio alle variazioni dei requisiti richieste dai clienti. La pianificazione visuale consente di distribuire il carico in funzione della capacità disponibile e di gestire più efficacemente ed efficientemente più progetti in parallelo.
L'Agile design e la co-progettazione con il cliente
Vi parlo del caso di uno studio di progettazione che sviluppa progetti di prodotti complicati in materiale plastico per conto di importanti aziende.
Sviluppano i prodotti in co-progettazione con i clienti fino alla loro industrializzazione, necessaria per la produzione di serie, e sviluppano le attrezzature di stampaggio,
I progetti subiscono frequenti modifiche per l’aggiornamento dei requisiti da parte dei clienti.
Questo si accompagna a continui arresti in attesa di istruzioni o di approvazioni accompagnati da ripartenze nello sviluppo.
A complicare la cosa, la progettazione è inoltre legata al macchinario del fornitore che stamperà il prodotto.
Il fornitore viene spesso deciso durante le sviluppo del prodotto stesso.
Di fronte a questa variabilità la scelta naturale della direzione dello studio è stata quella di assegnare un solo progettista per ciascun progetto.
I progettisti gestiscono più progetti in parallelo, perché passano da un progetto all’altro, quando sono in attesa di informazioni o approvazioni dal cliente.
Il numero dei progetti in lavoro, è superiore al numero delle persone, per i continui Stop e Go appena descritti.
Questo consente grande flessibilità accompagnata però dalla difficoltà di accelerare lo sviluppo quando necessario.
Vale infatti in tutti i tipi di progetti la legge di Brooks nata dall’osservazione che, nel mondo del software, “aggiungere manodopera a un progetto software in ritardo lo ritarda ulteriormente“.
Per la mia esperienza, questa legge si applica anche ai progetti di prodotti fisici o hardware, tanto da farmi affermare che l’aggiunta di più persone, è spesso inutile e persino controproducente.
Questo è dovuto al fatto che le nuove persone, che non conoscono il progetto, richiedono a quelle che già lavorano nel progetto, le informazioni loro necessarie, rallentando lo sviluppo.
Vi è inoltre un tempo tecnico di apprendimento per entrare pienamente nel progetto e un maggior tempo per gli incontri del team di sviluppo.
Pianificazione del design Agile
La soluzione trovata è stata, tenendo conto delle legge di Brooks, passare dalla gestione del progetto assegnata ad un solo progettista ad una gestione assegnata a 2 progettisti. Di questi uno impiegato prevalentemente nel progetto e l’altro al 50%.
Il secondo progettista è quindi impegnato su 2 progetti in parallelo.
In questo modo, nel caso di necessità di accelerare gli sviluppi, il secondo progettista può passare a tempo pieno sul singolo progetto prioritario senza rallentamento.
L’altro progetto è rallentato del 33% ma non si ferma perché rimane il progettista prevalente.
Il tutto viene gestito con un tabellone cartaceo di story mapping per ciascun progetto.
Prima il titolare dello studio era continuamente impegnato a definire le priorità dei lavori dei suoi progettisti.
Ora i progettisti si auto-organizzano gestendo in modo autonomo i tabelloni di progetto.
Fanno una pianificazione settimanale il lunedì e un daily meeting ogni giorno della settimana.
Per team così piccoli l’istituzione dei ruoli di Product Owner e Scrum Master non ha senso. E’ molto più efficace portare il progettista a rapportarsi direttamente con il cliente, che è a sua volta rappresentato da un tecnico.
Il titolare interviene solo per richieste di modifica importanti che hanno impatto sui costi e sui tempi
L'auto-organizzazione Agile dei team
Quello che mi ha sorpreso positivamente è stato lo spirito di iniziativa e di aiuto reciproco che è rapidamente nato fra i progettisti.
Scomporre il lavoro, che prima facevano solo con il titolare, è diventata una cosa normale.
Stimare il lavoro è diventata una cosa naturale. Gestire le priorità e i colli di bottiglia in autonomia è ormai un fatto reale.
Ecco la sintesi di quanto mi scrive il titolare del cambiamento introdotto:
Direi che ci sta aiutando molto perché, mai come in questo anno, ho visto cambiamenti di programma continui da parte dei clienti.
…la settimana scorsa, sapendo che andava in ferie, ha fatto (senza la mia presenza e di sua iniziativa) lo sprint review il venerdì anziché il lunedì e così quando sono rientrato ho trovato già riunione fatta (fantastico davvero!).
Comunque ottimo sistema di programmazione e ottimi risultati, programmazione veloce, semplice, ottimo quadro d’insieme, nessuna perdita di tempo in cose che tanto cambieranno.
Bellissimo questo cambio di mindset, perché si tratta proprio di un cambio di atteggiamento mentale delle persone.
E’ vincente per le persone dei team, che sono così molto più motivate, e anche per il titolare, che può occuparsi maggiormente dei rapporti commerciali con i clienti e dello sviluppo dell’azienda.
