Il Caso Replanet

Dal 2007 l’obiettivo di Replanet non è vendere un prodotto, ma cucire su misura progetti di risparmio energetico attorno alle necessità dei clienti. Per questo motivo i suoi processi di lavoro sono raramente standard, e richiedono tanto una forte propensione all’adattamento quanto un’intensa comunicazione tra i membri del team. Proprio perché la sostenibilità secondo Replanet dovrebbe permeare anche le modalità di lavoro, il management ha preso in considerazione l’approccio agile come un utile strumento per favorire la gestione dei processi e dei carichi lavorativi.

I progetti in generale sono relativamente brevi, con una durata prevalente che va da 1 a 3 mesi e qualche caso che arriva all’anno. Questo ci ha spinti a considerare l’approccio agile semplificato o “Easy Agile”, già descritto nel secondo dei tre esempi riportati nel Capitolo 13.

Le iterazioni hanno cadenza settimanale, e le persone lavorano solo part time su un progetto, gestendo quindi un carico multi-progetto. Il tutto avviene con un approccio semplificato per gestire Sprint, Sprint Review e Retrospettive.

All’interno dell’organizzazione Carmela Guarascio, con una pregressa esperienza nella facilitazione dei processi e dell’innovazione, si è messa in gioco come agente del cambiamento, a totale disposizione dei team.

Stiamo sperimentando ormai da diversi mesi questo approccio, che include anche una gestione agile di cantiere con i tabelloni dei Flash Meeting. Il tutto è abilitato da un sistema di pianificazione web che rende sostenibile la gestione multi-progetto.

I risultati sono molto incoraggianti, secondo le parole dell’amministratore Kevin Pratticò:
Già in Replanet è diffuso un approccio ai progetti in cui tutti contribuiscono in modo condiviso alle decisioni e all’avanzamento delle attività. Questa agilità è sempre stata un punto di forza dell’azienda, sebbene perseguita in modo non così organizzato. Appena conosciuto Claudio abbiamo subito pensato che l’approccio Easy Agile da lui messo a punto nelle sue precedenti esperienze avrebbe potuto fare al caso nostro. E così è stato.

Secondo Kevin, i principali punti di forza offerti dall’approccio agile sono i seguenti:

1. Innanzitutto permette una condivisione dell’intero progetto all’interno del team, e ciò consente a sua volta di contabilizzare meglio i rischi di eventuali ritardi, oltre a responsabilizzare il gruppo rispetto a Milestone fondamentali.
2. In secondo luogo facilita il processo di delega delle attività di progettazione e programmazione commerciale che, a partire dall’amministratore, vengono condivise nei team. In questo modo diventa chiaro a tutti che il motore propulsivo delle attività è nelle mani delle persone che compongono l’azienda e non in quelle dell’amministratore stesso. Rendere percepibile questo concetto mediante strumenti digitali impatta fortemente sulla consapevolezza e soddisfazione delle persone coinvolte.
3. In terzo luogo esplicita e rafforza la condivisione orizzontale in cui Replanet è già protagonista: Agile potrà renderla operativa e ancor più efficace. Poiché in Replanet si è fermamente convinti che la creatività di ognuno costituisca il valore inestimabile dell’azienda, e che per esprimersi essa abbia bisogno di spazi adeguati.

Per il successo dell’iniziativa è fondamentale lavorare sulla motivazione delle persone coinvolte, esplicitando chiaramente e costantemente come la condivisione del carico di lavoro renda più semplice la gestione quotidiana delle attività e soprattutto la programmazione a lungo termine. Entrambe erano affidate fino a oggi all’utilizzo di più file gestionali in contemporanea condivisi sul Cloud, che dovevano essere movimentati e aggiornati all’occorrenza. Tale azione non premiava la condivisione del processo lavorativo nella sua interezza, e avrebbe potuto non gratificare al meglio il contributo di ciascuno al tutto.

La metodologia agile, specialmente in un’impresa piccola in cui diversi ruoli e competenze si sovrappongono, può pertanto aiutare nella governance dell’impresa e nella comunicazione. Pianificare e contabilizzare in modo integrato il carico di lavoro è non solo utile ma anche necessario, perché il rischio di overload è assai ricorrente.